Merancang ruang rapat kantor menjadi topik yang sering diperbincangkan. Ruang rapat merupakan ruangan yang sangat vital dan esensial bagi tiap perusahaan.

Melalui ruangan inilah dilakukan brainstorming ide-ide yang kreatif dan inovatif yang akan menjadi daya jual perusahaan.

Di ruangan ini juga biasanya diambil keputusan-keputusan yang menentukan arah gerak perusahaan.

Entah itu keputusan besar maupun keputusan kecil. Entah itu keputusan yang berhasil membawa perusahaan menjadinlebih baik atau justru menjadi lebih buruk.

Pentingnya ruang rapat kantor dalam berjalannya sebuah perusahaan kemudian menimbulkan sebuah pertanyaan.

Bagaimana caranya untuk merancang ruang rapat kantor yang benar-benar efektif dan efisien dalam menunjang jalannya perusahaan?

Apa saja syarat yang harus dipenuhi agar ruang rapat dapat menjadi stimulus pada lahirnya ide-ide kreatif dan inovatif serta pengambilan keputusan yang tepat bagi perusahaan?

Dikutip dari Lifesize, terdapat 7 tips yang dapat digunakan untuk menjawab berbagai kebutuhan di atas. Silahkan simak artikel selengkapnya di bawah ini.

Lengkapi dengan Peralatan Audio dan Video Berkualitas Tinggi

Pandemi COVID-19 tampaknya akan turut mengubah konsep dalam melakukan rapat.

Tentu, rapat daring melalui aplikasi konferensi video tidak akan menggantikan rapat tatap muka sepenuhnya.

Namun, model rapat hybrid berupa kombinasi antara tatap muka dan daring tampaknya akan semakin marak digunakan.

Oleh karena itu, mulai tahun 2021 ini, Anda harus mulai mempertimbangkan kualitas peralatan audio dan video yang akan digunakanndi ruang rapat.

Pastikan jangan sampai permasalahan seperti kecepatan internet yang lambat dan resolusi layar yang buram mengganggu proses presentasi atau rapat daring Anda.

Hal ini tentunya hanya akan membuat rapat menjadi tidak efektif dan tidak efisien.

Pastikan Ukuran Sesuai

Kenyamanan sangat penting untuk memastikan bahwa seluruh peserta rapat dapat mengikuti proses rapat dalam keadaan yang maksimal.

Salah satu hal yang sering dikesampingkan ketika merancang sebuah ruang rapat adalah mengenai kapasitas ruangan.

Dalam merancang ruang rapat, pastikan Anda mempertimbangkan jumlah orang yang akan menggunakan ruang rapat tersebut secara reguler.

Melakukan rapat yang dihadiri oleh 25 orang di dalam ruang rapat yang memiliki kapasitas hanya 15 orang tentu dapat membuat rapat tidak berjalan efektif.

Peserta rapat akan kesulitan untuk berkonsentrasi karena ruangan yang menjadi lebih sempit.

Pilih Warna yang Tepat

Mengenai pemilihan warna, sebenarnya tidak ada panduan atau tips yang baku untuk memaksimalkan warna dalam ruang rapat Anda.

Anda boleh menggunakan warna khas perusahaan Anda sebagai warna utama untuk meningkatkan rasa kebanggaan dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan.

Namun untuk memaksimalisasi, terdapat beberapa pilihan warna yang dapat Anda pilih dan hindari.

Warna-warna cerah seperti putih, biru muda, dan hijau muda cenderung lebih disukai karena dapat membuat ruangan terasa lebih luas.

Motif dan warna-warna pop juga baik untuk digunakan karena diklaim dapat mendorong lahirnya kreativitas.

Beli Furnitur yang Mudah untuk Dipindahkan

Apabila ruangan rapat Anda adalah ruang rapat informal, maka biasanya proses rapat akan dibagi lagi ke dalam kelompok-kelompok yang lebih kecil.

Karena dilakukan cukup banyak pergerakan-pergerakan dalam rapat, maka Anda dapat memilih furnitur-furnitur yang mudah untuk dipindahkan.

Hal ini akan mempermudah Anda dan karyawan lainnya dalam bergerak pada saat rapat.

Selain mudah dipindahkan, pastikan juga bahwa furnitur yang Anda pilih tidak memakan banyak ruang, karena hanya akan membuat ruang rapat terlihat lebih sempit dari aslinya.

Manfaatkan Cahaya Matahari

Anda juga dapat memanfaatkan cahaya matahari untuk memaksimalisasi penggunaan ruang rapat.

Cahaya matahari disebut-sebut dapat mendorong para karyawan untuk mengeluarkan ide-ide kreatif terbaiknya.

Hal ini dikarenakan, ide-ide kreatif cenderung lebih sulit untuk keluar apabila perusahaan menempatkan karyawannya di dalam sebuah ruangan yang tidak merasakan sinar matahari seperti gua.

Selain itu, sinar matahari juga diklaim dapat membuat ruangan terasa lebih luas dan hangat.

Jauhi Gangguan

Untuk mendapatkan cahaya matahari yang maksimal, maka Anda harus memiliki daerah bukaan atau jendela yang lebar.

Namun, hal ini ternyata memiliki konsekuensi lain. Anda harus mampu memilih bagian mana yang hendak dipasang kaca jendela atau pintu kaca.

Pemasangan jendela atau pintu kaca yang menghadap ke tempat yang sering dilalui oleh banyak orang seperti parkiran atau pintu masuk utama justru tidak efektif.

Bukannya mendorong lahirnya ide-ide kreatif, pintu kaca semacam itu justru dapat mengganggu konsentrasi para peserta rapat.

Ingat dan Pertimbangkan Kebutuhan Klien

Jika poin-poin sebelumnya terkait dengan kenyamanan Anda dan karyawan perusahaan, maka poin terakhir terkait dengan pihak eksternal, seperti klien perusahaan Anda.

Ketika Anda hendak membuat atau merenovasi ruang rapat, Anda perlu mempertimbangkan siapa pengguna ruangan tersebut.

Anda dan karyawan perusahaan lainnya tentu akan menjadi pengguna reguler. Tapi, apakah ruangan itu juga akan digunakan oleh klien?

Jika iya, maka Anda harus mampu mengidentifikasi siapa klien yang akan sering terlibat dalam rapat.

Setelah diidentifikasi, Anda dapat menambahkan dekorasi-dekorasi yang sesuai dengan minat dan latar belakang klien Anda.

Hal ini tentu sangat berguna untuk menjalin rekan bisnis yang baru.